Projekt befejezése

Az eredmények tárháza

A projekt végén az eredményeket a zárószemlével kell bemutatni. Itt létrejön a projekt összefoglaló értékelése. A zárószemle jó alkalom az eredmények reklámozására a projektben résztvevõkön kívüliek számára. A kívülállók tagjai a célfelhasználó ipar felsõrangú képviselõi és potenciális befektetõk lehetnek, akik érdeklõdhetnek az eredmények kereskedelmi forgalomba hozatala iránt. Egy ilyen közönségnek szóló bemutató nagyobb haszonnal kecsegtet a konzorcium számára, mint egy specialistáknak szóló, tisztán tudományos vagy technikai bemutató. A zárószemle egyedi karaktere, politikai vonzatai, és az a tény, hogy ez jelentõs munka eredménye, mind azt jelenti, hogy lehetséges a felsõ döntéshozókat el lehet csábítani az eseményre, akik ezután a fejlesztés folytatásának támogatásával a segítségünkre lehetnek.

Az esemény természete, persze, a projekt méretétõl és profiljától függ, és attól, mekkora költséget engedhetnek meg maguknak a partnerek. Ezzel együtt, tekintünk úgy a zárószemlére, mint az eredmények marketingjének elsõ lépése, amely egyben a kutatási eredmények piacra dobható termékekké alakításának elsõ lépése is lehet. A zárószemlék természete projektrõl projektre változó. Az egyik példa a technikai oktató bemutatók kombinálása a nem specialistáknak tartott demonstrációkkal. Mások nyílt napokat és eseményeket rendeztek, ahol megjelentek a város képviselõi, akiket az Európai Uniós dimenzió vonzott oda.

A formalitások elvégzése

A projekt végsõ átadandója egy zárójelentés, amit a projektmenedzsernek kell megírnia. Hacsak nincs következõ projekt ugyanazokkal a résztvevõkkel, akkor a bölcs projektmenedzser megpróbálja biztosítani, hogy a partnerek még a zárójelentés elõtt befejezzék dokumentációikat. A jelentések késõbbi beszerzése problémát okozhat.

A munkacsomagok és a partnerek különbözõ hozzájárulásai a projekt befejezése elõtt eltérõ idõpontokban készülnek el. Ennek következményeként egyes partnerek pénzforrásai még a zárójelentés elõtt elfogynak. Ezért erõsen tanácsos a záró demonstrációra egy olyan munkacsomagot definiálni, amelyben mindegyik partner részt vesz, ezzel biztosítva a megfelelõ forrásokat és az eredmények bemutatása iránti elkötelezettséget.

Csak az összes jelentés és átadandó benyújtásával van vége a projektnek. Ez lehetõvé teszi, hogy bizonyos idõ és utazási költségeket tartalékoljunk ezen tevékenységeknek a formális befejezési dátum utáni elvégzésére.

Csak az összes átadandó és egy konszolidált költségkimutatás kíséretében benyújtott zárójelentés után tekinthetjük befejezettnek a projektet. A Bizottság auditorai ellenõrzik, hogy a partnerek tényleges költségei helyesen lettek-e megállapítva és elosztva a partnerek és a Bizottság között. A visszatartott végsõ 10% ekkor kerül kifizetésre. A partnereknek tisztában kell lenniük, hogy ez akár két évig is eltarthat attól függõen, hogy a Bizottság mennyire elégedett a papírmunkával.

Ünnepeljünk

A projektzáró szemle keretében a partnerek összegzik a sokévi munkájuk eredményét, amelyet sikeres nemzetközi, határokat leküzdõ együttmûködés eredményeként valósítottak meg. Ez ok az ünneplésre!

A projekt sikereit nem lehetett volna elérni a partnerek közötti jó kapcsolat, az indításkor létrejött és a projektmenedzser által a projekt folyamán ápolt összetartás nélkül. Valószínû, hogy a partnerek közötti együttmûködés az eredmények felhasználása, más projektekben való együttmûködés, vagy tartósabb üzleti kapcsolatok kialakítása céljából a projekt után is folytatódik. A partnerek között kialakult kapcsolat lehet a jövõbeni együttmûködések alapja.